Cómo las instituciones envían expedientes académicos electrónicos a WES

Hay muchas instituciones en todo el mundo que producen registros académicos en formato electrónico o digital. WES (World Education Services) se ha asociado con muchas instituciones educativas para aceptar documentos de solicitantes de visas de trabajo o de estudiante en formato electrónico de fuentes seguras, oficiales y verificadas.

Cuando se trata de obtener un informe de evaluación, el envío de los documentos necesarios en formato electrónico puede acelerar la finalización del informe. Con WES la seguridad y eficiencia al compartir tus expedientes académicos están aseguradas.

Existen métodos efectivos para compartir con WES los documentos digitales necesarios.

Para empezar, consulte con su institución de envío si tienen una opción electrónica para la transmisión de documentos. Aunque no apoyan esta opción, WES aún podría aceptar documentos electrónicos de las instituciones.

Cabe señalar que para poder configurar el envío electrónico de documentos, la institución debe tener una dirección de correo electrónico que sea fácilmente verificable.

Acerca de las instituciones que comparten documentos con WES

Las instituciones deben revisar su sitio web académico y los documentos requeridos por WES. Una institución puede compartir documentos electrónicos con WES de 3 maneras:

• Canales de transmisión directa
• Plataforma en línea
• Correo electrónico

Canales de transmisión directa

WES se asocia con cientos de instituciones internacionales, así como con proveedores externos. Esto es para recibir documentos electrónicos a través de canales verificados. Estos canales, cerrados y seguros, permiten a las instituciones transmitir documentos a WES directamente.

Para una entrega de documentos rápida y segura, WES ofrece 2 opciones, a saber:

• SFTP (Protocolo seguro de transferencia de archivos)
• API (interfaz de programación de aplicaciones)

Se supone que las instituciones deben utilizar solo uno de estos canales verificados para transferir los documentos a WES. A partir de ahora, algunas de las instituciones que se han asociado con WES incluyen:

• Universidad de Santo Tomás
• Universidad de mumbai
• Universidad de Benín
• La Universidad de las Indias Occidentales, Mona
• Pergamino
• Centro Nacional de Intercambio de Estudiantes
• ENIC Ucrania
• Cartera de documentos
• Soluciones de credenciales
• CHESICC (Centro de Carreras e Información para Estudiantes de Educación Superior de China)
• CNRED (Centro Nacional de Recunoaștere și Echivalare a Diplomelor)

Plataforma en línea

WES obtiene documentos electrónicos de las instituciones a través de la plataforma en línea, la forma más común de hacerlo. La institución emisora ​​de los documentos podrá disponer de su propia plataforma online. De lo contrario, puede contratar el servicio de un proveedor externo. Los documentos electrónicos se emiten como PDF certificados con firma digital.

Los siguientes son los pasos para compartir documentos desde plataformas en línea:

• Inicie sesión en la cuenta de la institución conectada con la plataforma en línea.
• Seleccione WES como destinatario de los documentos en formato electrónico.
• Si no se puede seleccionar a WES como destinatario, existe la opción de enviar los documentos a la dirección de correo electrónico que figura en la página de WES denominada "Documentos requeridos". Si los documentos se envían a cualquier otro correo electrónico, se generarán retrasos en el procesamiento de los documentos.

Cabe señalar que WES utiliza estas direcciones de correo electrónico únicamente para recopilar documentos. Para cualquier otra consulta se debe contactar con Atención al Cliente.

Una vez que WES reciba el enlace que le permite acceder a los documentos, los recopilará y continuará con la evaluación. Sólo se considerarán oficiales los documentos electrónicos enviados directamente a través de la plataforma oficial en línea de la institución o del tercer proveedor de servicios.

Las plataformas en línea con las que trabaja WES incluyen:

• Universidad de Birmingham
• University College London
• Registro de diplomas noruegos
• Universidad Nacional de Singapur
• Centro Nacional de Intercambio de Estudiantes
• Mis eQuals
• Gradinteligencia
• Escript-Safe
• Núcleo digital

Correo electrónico

En caso de que no haya otra opción disponible para recuperar documentos electrónicos de una institución, la institución podrá enviarlos por correo electrónico como archivos adjuntos. Para ello tendrán que utilizar su correo electrónico institucional oficial.

Las reglas para enviar documentos por correo electrónico son las siguientes:

• El correo electrónico del remitente en el sitio web de la institución debe ser verificable.
• El remitente debe tener la autoridad para enviar expedientes académicos. Los departamentos responsables del envío de documentos incluyen
  • la Oficina del Registrador
  • el Departamento de Exámenes, Premios y Graduación
  • el controlador de exámenes
  • la Oficina de Registro Académico.
  • el Departamento de Servicios Estudiantiles
• Los documentos adjuntos al correo electrónico deben compartirse en un formato como PDF que sea seguro e inmutable.
• Es necesario que los correos electrónicos pasen controles estrictos, como los de seguridad y autenticidad contra la suplantación de identidad.

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